Empresa: Dimara Canarias
País: Spain (Las Palmas, Gran Canaria)
Tipo de proyecto: Full ERP Implementation
Módulos: Compras, ventas, almacén, facturación, CRM, órdenes de trabajo
01 Acerca de Dimara Canarias
Dimara Canarias es una empresa de soluciones tecnológicas con sede en Telde, Las Palmas, especializada en sistemas de punto de venta, software de gestión para el sector hostelero y minorista, soluciones de gestión de caja y hardware complementario para empresas de toda Gran Canaria. Con más de 1.000 empresas a las que presta servicio y una sólida trayectoria tanto en el sector hostelero como en el minorista, Dimara Canarias se ha labrado su reputación ayudando a otras empresas a funcionar de forma más eficiente.
Pero a medida que su propia actividad iba creciendo —gestionando las ventas, las compras, la logística de almacén, las órdenes de trabajo y las relaciones con los clientes de una cartera cada vez mayor—, las herramientas que lo mantenían todo en marcha ya no eran suficientes.
02 El punto de inflexión: cuando los procesos inconexos empiezan a salirte caros
El crecimiento es positivo. Pero sin la infraestructura adecuada que lo respalde, el crecimiento genera fricciones. Dimara Canarias se enfrentó a una serie de retos operativos con los que se sentirá identificada cualquier empresa de distribución que haya crecido sin actualizar sus sistemas:
Procesos que no se comunicaban entre sí
Las áreas de compras, ventas, almacén y facturación se gestionaban de forma aislada. Cada traspaso entre departamentos requería una intervención manual, lo que provocaba retrasos, duplicaba el trabajo y aumentaba el riesgo de errores en cada paso.
Órdenes de trabajo y CRM gestionados manualmente
La coordinación del servicio de campo y la gestión de las relaciones con los clientes se llevaban a cabo al margen de cualquier sistema integrado, lo que dificultaba el seguimiento del estado de los trabajos, el seguimiento de las oportunidades o la obtención de una visión clara del rendimiento operativo en un momento dado.
Desajuste entre el stock y los precios
Sin actualizaciones del inventario en tiempo real vinculadas a las ventas y las compras, mantener unos niveles de existencias precisos y unos precios uniformes en toda la empresa suponía un reto constante, que afectaba tanto al servicio al cliente como al control de los márgenes.
Errores y retrasos en la facturación
Las facturas generadas manualmente a partir de los pedidos hacían que la conciliación llevara tiempo, se colaran errores y el ciclo de facturación fuera más largo de lo necesario, lo que tenía un impacto directo en el flujo de caja.
03 La solución: un sistema que lo conecta todo
La transformación comenzó cuando Dimara Canarias decidió implantar un sistema ERP completo y totalmente integrado con Binhex Cloud, que conectaba todos los departamentos en una única plataforma operativa.
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El trabajo se estructuró en cinco áreas:
1. Un sistema que conecta todos los departamentos
Las compras, las ventas, el almacén, la facturación y la gestión de relaciones con los clientes (CRM) están ahora totalmente integrados en una única plataforma. Todas las transacciones se procesan automáticamente a través del sistema: sin traspasos manuales, sin duplicación de datos y sin lagunas de información entre departamentos. Las actualizaciones en tiempo real del inventario y los precios están disponibles en toda la empresa en el momento en que se producen.
2. Gestión automatizada de órdenes de trabajo
Ahora, las órdenes de trabajo se crean, se asignan, se supervisan y se cierran dentro del mismo sistema, que está conectado directamente con el expediente del cliente en el CRM y con los flujos de ventas y facturación correspondientes. El equipo tiene una visibilidad completa del estado operativo en todo momento, y la coordinación del servicio de campo ya no depende de actualizaciones manuales ni de herramientas externas.
3. Facturación automática
Ahora las facturas se generan automáticamente a partir de los pedidos confirmados. El seguimiento de los pagos y la gestión de las facturas están totalmente integrados, se han eliminado los errores administrativos y se ha acortado considerablemente todo el ciclo de facturación, lo que libera al equipo financiero de las tareas de conciliación y mejora la visibilidad del flujo de caja.
4. Control de inventario en tiempo real
Los niveles de existencias se actualizan al instante con cada transacción. Las alertas automáticas de reposición evitan que se agoten las existencias antes de que ocurra, el exceso de inventario se reduce gracias a una mayor visibilidad y el equipo del almacén dispone en todo momento de una visión clara y precisa de las operaciones, sin necesidad de generar ni un solo informe manual.
04 Resultados Clave: Antes y Después de Binhex Cloud
| Antes | Después | |
|---|---|---|
|
Integración de procesos
|
Departamentos aislados entre sí, traspasos manuales | Totalmente integrado: compras, ventas, almacén, facturación y CRM en un solo sistema |
|
Gestión de órdenes de trabajo
|
Manual, sin visibilidad del sistema | Automatizado: con seguimiento y conectado al CRM y a la facturación |
|
Precisión del inventario
|
Desincronizado, actualizado manualmente | Actualizaciones en tiempo real en todas las operaciones |
|
Facturación
|
Ciclo manual, propenso a errores y lento | Automatizado desde la confirmación del pedido: más rápido, preciso y sin necesidad de conciliaciones |
|
Productividad del equipo
|
Elevados gastos administrativos | Centrados en tareas que aportan valor añadido, no en la introducción manual de datos |
Escalabilidad | El crecimiento genera más trabajo manual | Sistema conectado preparado para ampliarse sin añadir complicaciones operativas |
¿Se enfrenta tu organización a los mismos retos?
Si tu equipo dedica tiempo a realizar traspasos manuales, a perseguir facturas o a actualizar hojas de cálculo que deberían actualizarse automáticamente, el problema no es tu personal. Es la falta de un sistema integrado.
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