Excel siempre ha sido la herramienta favorita de muchas empresas durante años, útil para gestionar operaciones, controlar gastos y administrar inventarios, siendo una aplicación accesible e intuitiva para todo usuario. Pero hay momentos en los qué una empresa ya no da a vasto con lo que Excel proporciona.
Por eso, en este artículo realizamos una comparativa de Excel vs. ERP y sobre cuando te conviene migrar tus procesos a una ERP.
CONTENIDOS
- Centralización
- Escalabilidad
- Automatización
- Trazabilidad y control
- ¿Qué debería usar?
Centralización
Uno de los mayores problemas a la hora de trabajar con Excel es la propia dispersión de información. Es útil cuando la información requiere de poco personal o pequeños departamentos, pero cuando la empresa crece esta información tiende dispersarse y surgen los problemas:
- Archivos duplicados.
- Documentos desactualizados.
- Datos inconsistentes.
- Errores surgidos de modificaciones manuales.
A causa de esto, surgen tomas de decisiones hechas con datos incompletos, antiguos o incluso erróneos. A esto se le suma la dependencia de ciertas personas o departamentos para el acceso o entendimiento de información, dificultando y ralentizando los procesos de trabajo.
Una ERP le da la vuelta a estos escenarios al centralizar toda la información en un único sistema. Todos los departamentos e individuos trabajan sobre una misma base de datos con actualizaciones a tiempo real, dejando atrás datos desactualizados, ya sea de stock o ventas. Esta centralización busca mejorar la organización interna, reduciendo errores, duplicidades y acelerando los procesos de trabajo.
Escalabilidad
Excel es muy útil cuando se manejan pocos procesos simultáneamente y hay un bajo volumen de datos, presentando soluciones rápidas y económicas, pero supone complicaciones cuando estos procesos y datos escalan.
A medida que crecen los clientes y las ventas aumentan también los datos que la empresa debe manejar, derivando en múltiples hojas, documentos pesados y difíciles de mantener en orden, ahí es cuando Excel presenta problemas.
En cambio, una ERP está diseñada para acompañar al crecimiento de la empresa. Las estructuras ERP permiten gestionar grandes volúmenes de datos así como de usuarios trabajando en conjunto.
Las ERP presentan soluciones a la necesidad de una escalabilidad compleja, a medida que la empresa escala las ERP permiten:
- Incorporar módulos.
- Integrar herramientas externas.
- Ampliar funcionalidades.
Todo esto sin que los procesos empresariales se vuelvan caóticos.
Automatización
La enorme cantidad de tareas manuales que presenta Excel a la hora de trabajar con ella es uno de sus principales problemas, aunque estas hojas de cálculo permiten organizar información y realizar cálculos complejos, gran parte de los procesos siguen dependiendo de la intervención humana, derivando en tiempo, esfuerzo y posibles errores.
Para muchas organizaciones actualizar inventario, generar informes, traspasar información y preparar reportes supone un gasto de tiempo enorme además de ser tareas repetitivas.
Aquí es donde destacamos uno de los puntos más fuertes de las ERP, la automatización. En lugar de depender de acciones manuales repetitivas, los procesos quedan integrados dentro del sistema y se ejecutan automáticamente trás establecer una serie de reglas de antemano, permitiendo coordinación y efectividad dentro de la empresa. Por ejemplo, cuando se registra una venta en el sistema, esta automatización permite actualizar el inventario, generar la factura, reflejar el movimiento financiero y notificar al área de logística sin necesidad de intervención.
Otro aspecto importante es la reducción de errores en los datos gracias a la no intervención humana en el trato de información, ya que al reducir la manipulación de datos se obtienen procesos más fiables, consistentes y controlados.
Trazabilidad y control
Cuando la empresa crece, mantener controlada la información y las operaciones se convierte en una necesidad. Es importante saber quién realizó un cambio, cuándo lo hizo y cómo afectará a los demás procesos, aquí es cuando Excel presenta limitaciones, aunque esta permite tener controles sencillos, cuando se requiere de complejidad tiene carencias.
Cuando varias personas acceden a modificar archivos de manera constante es complicado mantener la trazabilidad de los cambios de datos. Junto a esto se le suma las complicaciones para saber qué cambios ha hecho quién, derivando en:
- Datos con cambios inexplicables.
- Errores difíciles de ver.
- Decisiones tomadas con información errónea.
Una ERP es capaz de aportar un nivel de control más detallado al quedar registradas todas y cada una de las operaciones realizadas. Genera un historial en el que se permite ver qué usuario hizo qué, cuándo lo hizo y cómo afectará a los demás procesos. Esta trazabilidad permite tener un mayor monitoreo de los procesos internos de la empresa.
Además, las ERP permiten definir permisos y niveles de acceso según el rol definido para cada empleado. Así, cada usuario solo podrá acceder a la información y funcionalidades otorgadas, reduciendo posibles riesgos. Esto funciona muy bien para los diferentes departamentos y sus únicas tareas.
¿Qué debería de usar?
Con este artículo no queremos darte a entender que una ERP es la solución a todos los problemas de tu empresa, el uso de Excel o una ERP queda a decisión del empresario y sus necesidades. Tampoco es un requerimiento polarizar estas dos soluciones ya que Excel y ERP son ambos compatibles dentro de una empresa Por eso, es una elección libre para el empresario y lo que él considere.
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ERP vs. Excel: Cuándo migrar tu empresa